Roostermaker, durf jij te presenteren?

Met bloed, zweet en tranen heb je wekenlang geblokt voor een mooi rooster. Maar nu het klaar is ben je eigenlijk best tevreden over je werk. Het rooster is in jouw ogen beter dan vorig jaar en stiekem ben je best een beetje trots. Je hebt het maar mooi weer even geflikt!

Je verzendt het rooster per mail en bijna direct komen de eerste reacties al binnen: “ik heb wel erg veel tussenuren”, “kan het uur op woensdag het eerste uur weg, zodat ik mijn kind naar school kan brengen? Ik had dit wel opgegeven bij mijn roosterwensen” of zelfs: “ik heb niet de goede dag vrij gekregen. Vrijdag staan er lessen in mijn rooster, maar die dag heb ik geen kinderopvang”.

Er borrelt enige onrust in je lijf. Het liefst wil je meteen gaan kijken, maar je weet ook, als je eraan begint wil je een oplossing zoeken en ben je zo een paar uur verder. Toch maar niet, laptop uit!

Het perfecte rooster

Een rooster is nooit perfect. Althans…niet voor iedereen. Wanneer ben je tevreden? Wanneer is het goed genoeg? Lastige vraagstukken…

Het maken van een goed rooster is niet alleen technisch alle mogelijkheden benutten, maar het is ook essentieel om alle belanghebbenden mee te nemen in het proces. Lukt iets niet? Bespreek dit met de directie. Geef opties en laat hen onderdeel uitmaken van de keuze. Hierdoor voelt de directie zich betrokken, hebben ze inspraak en zal er begrip zijn voor de randvoorwaarden die niet optimaal verwerkt konden worden.

Voor docenten ligt dit uiteraard anders. Zij hebben hun persoonlijke roosterwensen doorgegeven en zien hun rooster pas als het klaar is. Wat voor de één een prettig rooster is, kan voor de ander heel anders uitpakken. Zo veel mensen, zo veel wensen. Echter ook hiervoor geldt, je kunt als roostermaker het niet voor iedereen perfect maken. Maar hoe krijg je je collega’s mee in dit proces zonder dat je met elke docent afzonderlijk hierover in gesprek moet gaan?

Presentatie

Een goede methode om docenten te betrekken bij het proces is door aan het begin van het schooljaar een presentatie te geven. Vertel over jouw ervaring tijdens het maken van het rooster. Waar ben je tegenaan gelopen? Wat waren knelpunten? En hoe heb je deze opgelost? Probeer ook zaken inzichtelijk te maken waardoor problemen ontstonden. “Oe, spannend!” hoor ik je denken. “Een presentatie geven voor zoveel mensen is niet zo mijn ding”. Begrijpelijk! Wij, als roostermakers werken vaak liever op de achtergrond, maar soms is het goed om even uit je comfortzone te stappen. Wat heb je te verliezen?

De reacties die ik veelal kreeg na het geven van zo’n presentatie: “goh, ik wist niet dat het zo complex was!” of “ik was aan het mopperen over mijn rooster, maar als ik zie waar je allemaal rekening mee moet houden, snap ik dat het soms niet anders kan” en “ik zie dat er docenten zijn met nog meer tussenuren, dus eigenlijk heb ik niks te klagen”.

Durf jij het aan?

Heb ik je gemotiveerd om jouw mooie rooster te gaan presenteren voor je collega’s? Ik help je graag met een aantal onderwerpen die je zou kunnen bespreken tijdens zo’n presentatie:

• Begin met een aantal persoonlijke feiten. Hoe lang ben je met het rooster bezig geweest, wanneer heb je er aan gewerkt en wanneer begon jouw vakantie.
• Geef een opsomming van randvoorwaarden waar je rekening mee moest houden bij het maken van het rooster, bijv. koppelingen over leerjaren, blokuren voor bepaalde vakken, docenten die ook op andere scholen werkzaam zijn, vakken die in specifieke lokalen moeten, enz.
• Vertel welke randvoorwaarden moeilijk te verwerken waren en probeer uit te leggen waardoor dit moeilijk ging. Maak het, waar mogelijk, visueel.
• Geef een aantal algemene resultaten weer, bijvoorbeeld aantal tussenuren per leerlingen, aantal docenten waar de eerste voorkeursdag verwerkt kon worden, enz.
• Rapporteer over het aantal tussenuren bij docenten.
• Sluit af met iets grappigs, bijvoorbeeld: geef de docent met de meeste tussenuren een flesje wijn.

Stap uit je comfortzone en neem je collega’s mee in jouw roostertraject!

Heel veel succes met je presentatie!