Vragen? (088) 311 1200
Roostermaker, durf jij te presenteren?

Met bloed, zweet en tranen heb je wekenlang geblokt voor een mooi rooster. Maar nu het klaar is ben je eigenlijk best tevreden over je werk. Het rooster is in jouw ogen beter dan vorig jaar en stiekem ben je best een beetje trots. Je hebt het maar mooi weer even geflikt!

Je verzendt het rooster per mail en bijna direct komen de eerste reacties al binnen: “ik heb wel erg veel tussenuren”, “kan het uur op woensdag het eerste uur weg, zodat ik mijn kind naar school kan brengen? Ik had dit wel opgegeven bij mijn roosterwensen” of zelfs: “ik heb niet de goede dag vrij gekregen. Vrijdag staan er lessen in mijn rooster, maar die dag heb ik geen kinderopvang”.

Er borrelt enige onrust in je lijf. Het liefst wil je meteen gaan kijken, maar je weet ook, als je eraan begint wil je een oplossing zoeken en ben je zo een paar uur verder. Toch maar niet, laptop uit!

Het perfecte rooster

Een rooster is nooit perfect. Althans…niet voor iedereen. Wanneer ben je tevreden? Wanneer is het goed genoeg? Lastige vraagstukken…

Het maken van een goed rooster is niet alleen technisch alle mogelijkheden benutten, maar het is ook essentieel om alle belanghebbenden mee te nemen in het proces. Lukt iets niet? Bespreek dit met de directie. Geef opties en laat hen onderdeel uitmaken van de keuze. Hierdoor voelt de directie zich betrokken, hebben ze inspraak en zal er begrip zijn voor de randvoorwaarden die niet optimaal verwerkt konden worden.

Voor docenten ligt dit uiteraard anders. Zij hebben hun persoonlijke roosterwensen doorgegeven en zien hun rooster pas als het klaar is. Wat voor de één een prettig rooster is, kan voor de ander heel anders uitpakken. Zo veel mensen, zo veel wensen. Echter ook hiervoor geldt, je kunt als roostermaker het niet voor iedereen perfect maken. Maar hoe krijg je je collega’s mee in dit proces zonder dat je met elke docent afzonderlijk hierover in gesprek moet gaan?

Presentatie

Een goede methode om docenten te betrekken bij het proces is door aan het begin van het schooljaar een presentatie te geven. Vertel over jouw ervaring tijdens het maken van het rooster. Waar ben je tegenaan gelopen? Wat waren knelpunten? En hoe heb je deze opgelost? Probeer ook zaken inzichtelijk te maken waardoor problemen ontstonden. “Oe, spannend!” hoor ik je denken. “Een presentatie geven voor zoveel mensen is niet zo mijn ding”. Begrijpelijk! Wij, als roostermakers werken vaak liever op de achtergrond, maar soms is het goed om even uit je comfortzone te stappen. Wat heb je te verliezen?

De reacties die ik veelal kreeg na het geven van zo’n presentatie: “goh, ik wist niet dat het zo complex was!” of “ik was aan het mopperen over mijn rooster, maar als ik zie waar je allemaal rekening mee moet houden, snap ik dat het soms niet anders kan” en “ik zie dat er docenten zijn met nog meer tussenuren, dus eigenlijk heb ik niks te klagen”.

Durf jij het aan?

Heb ik je gemotiveerd om jouw mooie rooster te gaan presenteren voor je collega’s? Ik help je graag met een aantal onderwerpen die je zou kunnen bespreken tijdens zo’n presentatie:

Stap uit je comfortzone en neem je collega’s mee in jouw roostertraject!

Heel veel succes met je presentatie!

Zoete inval bij de roostermaker

Scholen zijn er in allerlei soorten en maten, zo ook roostermakers. Roostermakers die alles strak in het gareel hebben, maar ook roostermakers die wat minder geordend zijn en het altijd druk hebben. Zit het verschil dan in de aard van de persoon of spelen er ook andere factoren mee?

Gezellige chaos

Een situatieschets van een roostermaker bij een van onze klanten: het betreft hier een school waar persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. Al is het een grotere school, mensen zijn erg betrokken bij elkaar en zoeken elkaar graag op. Medewerkers beschrijven het als een erg prettige werkomgeving waar veel rekening met elkaar wordt gehouden. Maar hoe is dit voor de roostermaker?

De roostermaker in deze school is erg druk. Vaak lopen docenten met vragen binnen in de roosterkamer. Even rustig pauze houden is er niet bij. In de personeelskamer wordt hij regelmatig aangeschoten door docenten die een vraag hebben of iets willen doorgeven. Ook thuis gaat de roostermakerspet niet af. Er wordt gerust gebeld op de privételefoon en er wordt vanuit gegaan dat wijzigingen ook ’s avonds en in het weekend worden doorgevoerd. Alles in het belang van de leerling!

Maar hoe ervaart deze roostermaker deze chaos? Je zal misschien denken: wat een verschrikking! In dit geval ligt het anders. Deze roostermaker geniet van de gezelligheid. Vindt het fijn om dienstbaar te kunnen zijn en bij te kunnen dragen aan het in stand houden van de betrokken cultuur in de school. Uiteraard wordt de werkdruk wel gevoeld…

Structuur ten top

Zoals gezegd, roostermakers zijn er in allerlei soorten en maten. Nog een voorbeeld bij één van onze andere klanten. Deze roostermaker werkt zeer gestructureerd. Probeert zo veel mogelijk informatie per mail te ontvangen en voorkomt dat er veel wordt ingelopen in de roosterkamer. Er zijn bijvoorbeeld inlooptijden ingevoerd. Tijden waarop iedereen van harte welkom is om binnen te lopen, maar ook tijden waarop er door de roostermaker ongestoord gewerkt kan worden. Er zijn duidelijke afspraken wanneer informatie aangeleverd moet worden en thuis is thuis. Deze roostermaker zit er een stuk rustiger bij…

Ideale baan

Wat is nu de ideale baan? En wanneer is voor jou werk en privé in balans? Dat zal voor iedereen verschillend zijn en je hebt zelf de mogelijkheid om dit enigszins te sturen, maar de cultuur van de school zal ook een rol spelen in het verwachtingspatroon. Dus mocht je op zoek zijn naar een (andere) baan als roostermaker: neem dit dan ook mee in je overweging! Ga je voor de gezellige school, waar alles moet kunnen? Of toch liever een meer gestructureerde organisatie? Roosteren is meer dan alleen de puzzel leggen…

Wandelingetje in weer en wind

12 jaar rooster ik al voor Thomas a Kempis College, waar ik voorheen ook werkzaam was als docent Muziek en CKV. De afgelopen 12 jaar als roostermaker waren voor mij allerminst saai te noemen. Telkens kwam er wel weer een nieuwe uitdaging voorbij waarover ik kon meedenken en adviseren. Eén van de grotere uitdagingen heeft gezeten in de verschillende gebouwen die het Thomas a Kempis College de afgelopen jaren nodig heeft gehad door de aanhoudende groei van leerlingen. Tijdens mijn carrière bij Thomas a Kempis College heb ik altijd al te maken gehad met pendelende docenten over meerdere (zuster) scholen, maar nu een aantal klassen naar een dislocatie verhuisden (een 2e locatie naast de hoofdlocatie) is het pendelen van docenten enorm toegenomen. En dan zijn er, vooral in het begin, valkuilen…

Van nature ben ik iemand die probeert om alle consequenties te overzien, maar bij dit onderwerp lukte dat helaas niet op alle vlakken. Zo liet ik in de eerste jaren collega’s regelmatig pendelen tijdens de lunchpauze. In de praktijk boorde ik hierdoor hun een lunchpauze door de neus. Door schade en schande leert men, dus tegenwoordig probeer ik dit te voorkomen.

Gelukkig maak ik gebruik van roostersoftware die ondersteuning biedt bij het roosteren voor meerdere locaties. Zo kan ik instellen welke lokalen zich in een dislocatie bevinden en kan ik verschillende tijdsschema’s toevoegen. Op Thomas a Kempis College hebben beide locaties hetzelfde tijdschema. Dit heeft als consequentie dat één lesuur nodig is voor het pendelen. De roosterautomaat probeert zo veel mogelijk rekening te houden met deze omstandigheden.

Wanneer ik docenten moet delen met ‘zuster’ scholen, zijn er extra pendelbewegingen nodig. Ik overleg dan met mijn collega-roostermakers over de inzet op dagen/dagdelen. Ingewikkeld hierbij is dat deze afspraken al gemaakt worden, voordat ik een rooster ga maken. Om te komen tot goede beslissingen, ga ik als volgt te werk:

In het voortraject probeer ik al een aantal zaken efficiënt in te regelen, zodat dit zo weinig mogelijk complexiteit geeft bij het roosteren. Denk hierbij aan:

Kortom, roosteren met pendelende docenten geeft extra complexiteit, maar des te meer uitdaging voor de roostermaker. En ook voor de docent zal het in de meeste gevallen niet gezien worden als een ontspannen wandelingetje in de buitenlucht. Wie weet, bieden de ervaringen die we de afgelopen periode hebben opgedaan met online lesgeven, oplossingen voor de toekomst om pendelen zo veel mogelijk te voorkomen. Dat zou deze complexe factor een stuk kunnen vereenvoudigen.

Proefclusteren in de tijdmachine

Eind maart 2021

Het is bijna zo ver! Op 1 april ga ik weer proefclusteren, de basis voor het rooster voor het komend schooljaar. De vakkenpakketten zijn bijna allemaal bekend, het aantal groepen per afdeling en per vak. We kunnen bijna los. Het geeft alvast een indicatie of we een acceptabel rooster gaan krijgen en waar we nog moeten bijsturen. Tegenwoordig gaat dit allemaal veel makkelijker dan eerder. Door prognoses in percentages tellen leerlingen mee voor een bepaald percentage per afdeling, zodat de totalen realistischer zijn. Berekeningen doe ik in de Cloud, wat flinke tijdwinst oplevert. Daarnaast heb ik natuurlijk in ruim 20 jaar een behoorlijk persoonlijke ontwikkeling meegemaakt, waarin ik allerlei soorten clustering heb meegemaakt, met elk zijn specifieke beste oplossingsmethode. Altijd weer een leuke uitdaging om te komen tot het beste resultaat!

Waarom proefclusteren?

Regelmatig kom ik in de praktijk tegen dat er op scholen niet wordt geproefclusterd. Het nut er van niet van ingezien of er wordt hier geen tijd voor vrijgemaakt. In mijn ogen, niet te begrijpen!

Ik neem jullie mee in mijn filosofie over proefclusteren. Proefclusteren bestaat voor mij uit twee stappen: een controle op de vakkenpakketten en onderzoeken of een roosterbare clusteroplossing mogelijk is. De punten waar ik op let zijn als volgt:

Zelf kies ik ervoor om twee keer te proefclusteren. De eerste keer begin april, net na de twee prognose. Op dit moment zijn er nog geen docenten aan groepen toegekend en daardoor geen beperkingen van beschikbaarheid. Ook de vaklokalen houd ik nog buiten beschouwing. Dit levert een mooi inzicht van (on) mogelijkheden zoals unieke pakketten, vakken die juist naast elkaar geroosterd moeten worden, verdeling van vakken over de week, verdeling van blokuren en praktijkvakken.

Wanneer de formatie toegekend is en de roosterwensen van het personeel ingevuld zijn, ga ik voor de tweede keer proefclusteren. Dan worden de onmogelijkheden inzichtelijk ten aanzien van dubbele inzet van docenten op clusterlijnen of de beschikbaarheid. Ik adviseer hierover de schoolleiding, zodat er waar mogelijk wijzigingen doorgevoerd kunnen worden in de lessenverdeling of beschikbaarheid, om te kunnen streven naar een optimaal rooster.

Met de gemaakte proefclusteringen heb ik een mooie basis gelegd voor het nieuwe basisrooster. Ik raad het iedereen aan! Heb je handvatten nodig om hiermee aan de slag te gaan? Ik adviseer graag!

Blijf op de hoogte! Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief

Interim medewerker nodig?
Bekijk hier de mogelijkheden!