Vragen? (088) 311 1200
Samenwerking Supportwijs | Somtoday

Onlangs hebben directeuren Dirk-Jan Timmer van Somtoday en Martijn Gerritsen van Supportwijs een handtekening gezet onder de samenwerkingsovereenkomst. Supportwijs mag zich vanaf heden certified partner noemen van Somtoday. Wat houdt dit in? We zien elkaar als betrouwbare partijen die elkaar graag in de onderwijsmarkt versterken. Somtoday en Supportwijs vinden het essentieel dat klanten worden ondersteund door gekwalificeerd personeel. De consultants van Supportwijs zullen dan ook altijd bijgeschoold worden in de nieuwste ontwikkelingen van de software, om zo de klanten zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen. Samen voor kwaliteit!

Wat betekent deze samenwerking?

Door de snelle groei van Somtoday zijn meer ‘handen aan het bureau’ nodig. Onze consultants kunnen dan breed ingezet worden bij Somtoday vraagstukken. Dus heb je als school een vraag over je leerlingadministratie en -volgsysteem? Dan is er met deze samenwerking meer capaciteit beschikbaar om alle scholen de gewenste ondersteuning te bieden.

Waar kunnen wij in ondersteunen?

Supportwijs kan Somtoday klanten op alle vlakken ondersteunen; extra handjes, training, coaching en advies. Dit op het gebied van alle onderdelen van Somtoday, zoals:

Heeft jouw school behoefte aan ondersteuning in Somtoday?

Neem dan contact met ons op of met Topicus Somtoday. We helpen je graag met de juiste ondersteuning voor jouw vraagstuk.

Zoete inval bij de roostermaker

Scholen zijn er in allerlei soorten en maten, zo ook roostermakers. Roostermakers die alles strak in het gareel hebben, maar ook roostermakers die wat minder geordend zijn en het altijd druk hebben. Zit het verschil dan in de aard van de persoon of spelen er ook andere factoren mee?

Gezellige chaos

Een situatieschets van een roostermaker bij een van onze klanten: het betreft hier een school waar persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. Al is het een grotere school, mensen zijn erg betrokken bij elkaar en zoeken elkaar graag op. Medewerkers beschrijven het als een erg prettige werkomgeving waar veel rekening met elkaar wordt gehouden. Maar hoe is dit voor de roostermaker?

De roostermaker in deze school is erg druk. Vaak lopen docenten met vragen binnen in de roosterkamer. Even rustig pauze houden is er niet bij. In de personeelskamer wordt hij regelmatig aangeschoten door docenten die een vraag hebben of iets willen doorgeven. Ook thuis gaat de roostermakerspet niet af. Er wordt gerust gebeld op de privételefoon en er wordt vanuit gegaan dat wijzigingen ook ’s avonds en in het weekend worden doorgevoerd. Alles in het belang van de leerling!

Maar hoe ervaart deze roostermaker deze chaos? Je zal misschien denken: wat een verschrikking! In dit geval ligt het anders. Deze roostermaker geniet van de gezelligheid. Vindt het fijn om dienstbaar te kunnen zijn en bij te kunnen dragen aan het in stand houden van de betrokken cultuur in de school. Uiteraard wordt de werkdruk wel gevoeld…

Structuur ten top

Zoals gezegd, roostermakers zijn er in allerlei soorten en maten. Nog een voorbeeld bij één van onze andere klanten. Deze roostermaker werkt zeer gestructureerd. Probeert zo veel mogelijk informatie per mail te ontvangen en voorkomt dat er veel wordt ingelopen in de roosterkamer. Er zijn bijvoorbeeld inlooptijden ingevoerd. Tijden waarop iedereen van harte welkom is om binnen te lopen, maar ook tijden waarop er door de roostermaker ongestoord gewerkt kan worden. Er zijn duidelijke afspraken wanneer informatie aangeleverd moet worden en thuis is thuis. Deze roostermaker zit er een stuk rustiger bij…

Ideale baan

Wat is nu de ideale baan? En wanneer is voor jou werk en privé in balans? Dat zal voor iedereen verschillend zijn en je hebt zelf de mogelijkheid om dit enigszins te sturen, maar de cultuur van de school zal ook een rol spelen in het verwachtingspatroon. Dus mocht je op zoek zijn naar een (andere) baan als roostermaker: neem dit dan ook mee in je overweging! Ga je voor de gezellige school, waar alles moet kunnen? Of toch liever een meer gestructureerde organisatie? Roosteren is meer dan alleen de puzzel leggen…

Leren fietsen in het RoosterHotel

Voor mij staat de zomer in het teken van het RoosterHotel. We begeleiden met veel plezier roostermakers tijdens het maken van een basisrooster voor het volgende schooljaar. De deelnemende roostermakers hebben zelf nog niet eerder een rooster gemaakt, of zijn hier nog onzeker over om dit zelfstandig te doen. Daarnaast komen er jaarlijks roostermakers die het prettig vinden om in een rustige omgeving te kunnen werken, maar ook om te kunnen sparren met de roosterexperts om tot het beste resultaat te komen.

Persoonlijk haal ik veel voldoening uit het begeleiden van roostermakers in het RoosterHotel. Onzekere en gespannen roostermakers ontvang ik vaak bij aanvang en gedurende het proces groeit het vertrouwen in hun eigen kunnen en verlaat men het RoosterHotel met een voldaan gevoel en een goed rooster. Daarnaast worden de momenten tijdens de pauze, in het zonnetje, met een goede lunch, al pratende over onze vakantieplannen, ook zeer gewaardeerd!

Een voorbeeld van een deelnemer: 3 jaar geleden kwam ze voor het eerst. Ze werkte sinds een jaar als dagroostermaker en moest nu voor het eerst een basisrooster gaan maken. Gespannen kwam ze aan in het RoosterHotel met alle benodigde informatie. Gezamenlijk begonnen we met het clusteren, een lastig onderdeel, maar ze kreeg er gaande weg steeds meer grip op.

Vervolgens ging ze onder begeleiding van mij de lessen inroosteren. Gedurende het proces was er regelmatig contact met de schoolleiding om de stand van zaken te bespreken. Na twee weken was het rooster klaar, de roostermaker en schoolleiding waren tevreden met het resultaat en de roostermaker ging met een voldaan gevoel de vakantie tegemoet. Ze had hard gewerkt, met een mooi resultaat! Haar zelfvertrouwen groeide en ze pakte gedurende het schooljaar zelf de basisroosterwijzigingen op.

Voor het nieuwe schooljaar wilde ze toch graag weer deelnemen aan het RoosterHotel. Wel korter, want ze kon meer zelf, maar voelde zich nog onzeker bij het clusteren en het bovenbouwrooster. Weer verliet ze het RoosterHotel met meer zelfvertrouwen en maakte zelfstandig het basisrooster af. Aankomende zomer maakt ze haar derde rooster, weer onder begeleiding in het RoosterHotel, in nog minder begeleidingsdagen, omdat ze meer zelf kan. Prachtig om haar zo te zien groeien, zowel in het maken van een goed rooster als in zelfvertrouwen. Zo trots al een kind verlaat ze jaarlijks het RoosterHotel.

Check jij dit jaar ook bij ons in? We zien je graag!
Is het Roosterhotel ook iets voor jou? Klik dan hier voor meer informatie.

De grote rode knop

Elf jaar geleden begon ik als dagroostermaker. Ik had nog nooit een rooster gezien, maar ik dacht dat ik het wel zou kunnen. Drie dagen lang werd ik ondergedompeld in de roosterwereld. Mijn hoofd tolde. De eerste dag dat ik zelfstandig aan het werk mocht, liep ik vol goede moed de school binnen. Ik moest een bandje afluisteren om te horen wie er ziek was. Gewapend met het briefje waarop stond hoe het precies moest, drukte ik de benodigde toetsen in. ”Hallo, met Nicolien. Ik ben ziek, doeg!”. De paniek sloeg toe.. Wie is in vredesnaam Nicolien? En hoe kom ik erachter wat haar afkorting is?! Ik had wel een personeelslijst, maar daar stonden alleen maar initialen en achternamen gevolgd door de afkorting op.

In de eerste jaren werkte ik voornamelijk als dagroostermaker met het roosterprogramma Untis. Langzaamaan verwierf ik alle competenties om een volledige roostermaker te zijn. En wat vind ik het werk leuk! Ik wisselde van school waar ik meer uitdaging kreeg en na een paar jaar maakte ik nogmaals een overstap naar een andere school die met het roosterprogramma Zermelo werkte.

De eerste dag wierp me terug in de tijd. Ik wist niets van het roosterprogramma en er was van alles mis met het rooster. Het liefst was ik op dat moment onder mijn bureau gekropen met de vingers in mijn oren, wachtend op betere tijden. Aangezien dat geen optie was, heb ik flink moeten doorzetten om het programma goed te leren kennen.

Wat voor mij het vak roostermaker zo leuk maakt, is het verbeteren van de school organisatorische processen en het zoeken naar oplossingen die niet zo voor de hand liggen. Daarnaast zoek ik ook de verbinding met de docenten in het roosteren. De verbinding met de docenten staat bij mij hoog in het vaandel. Na mijn ervaring op de verschillende scholen, merkte ik dat ik het voornamelijk leuk vind om alles goed op te zetten en de processen goed te laten verlopen. Maar als alles goed verloopt, dan zoek ik nieuwe uitdagingen.

Dit heeft mij gebracht tot een nieuwe uitdaging als roosterconsultant bij Supportwijs. Voor mij is deze stap een logische vervolgstap, omdat elke opdracht weer anders is en met elk zijn eigen uitdagingen. Elke school heeft zijn eigen vorm en zijn unieke dingen waar je op in moet spelen. Naast het kennis overbrengen aan de scholen, haal ik zelf veel voldoening uit dit werk.

Mijn eerste dag bij Supportwijs bracht de nodige spanning mee. Niet alleen vanwege het feit dat ik gespannen was over mijn eerste opdrachten, ik moest op maandag 1 februari van Amersfoort naar Hoogeveen rijden en het was enorm glad… Niet gewoon een beetje glad, maar heel erg glad! Een uur later dan afgesproken was ik op het kantoor aangekomen in Hoogeveen. Maar wat een fijne ontvangst heb ik gekregen! Ik voel me als een vis in het water en ik kijk uit naar de komende maanden en jaren!

Wandelingetje in weer en wind

12 jaar rooster ik al voor Thomas a Kempis College, waar ik voorheen ook werkzaam was als docent Muziek en CKV. De afgelopen 12 jaar als roostermaker waren voor mij allerminst saai te noemen. Telkens kwam er wel weer een nieuwe uitdaging voorbij waarover ik kon meedenken en adviseren. Eén van de grotere uitdagingen heeft gezeten in de verschillende gebouwen die het Thomas a Kempis College de afgelopen jaren nodig heeft gehad door de aanhoudende groei van leerlingen. Tijdens mijn carrière bij Thomas a Kempis College heb ik altijd al te maken gehad met pendelende docenten over meerdere (zuster) scholen, maar nu een aantal klassen naar een dislocatie verhuisden (een 2e locatie naast de hoofdlocatie) is het pendelen van docenten enorm toegenomen. En dan zijn er, vooral in het begin, valkuilen…

Van nature ben ik iemand die probeert om alle consequenties te overzien, maar bij dit onderwerp lukte dat helaas niet op alle vlakken. Zo liet ik in de eerste jaren collega’s regelmatig pendelen tijdens de lunchpauze. In de praktijk boorde ik hierdoor hun een lunchpauze door de neus. Door schade en schande leert men, dus tegenwoordig probeer ik dit te voorkomen.

Gelukkig maak ik gebruik van roostersoftware die ondersteuning biedt bij het roosteren voor meerdere locaties. Zo kan ik instellen welke lokalen zich in een dislocatie bevinden en kan ik verschillende tijdsschema’s toevoegen. Op Thomas a Kempis College hebben beide locaties hetzelfde tijdschema. Dit heeft als consequentie dat één lesuur nodig is voor het pendelen. De roosterautomaat probeert zo veel mogelijk rekening te houden met deze omstandigheden.

Wanneer ik docenten moet delen met ‘zuster’ scholen, zijn er extra pendelbewegingen nodig. Ik overleg dan met mijn collega-roostermakers over de inzet op dagen/dagdelen. Ingewikkeld hierbij is dat deze afspraken al gemaakt worden, voordat ik een rooster ga maken. Om te komen tot goede beslissingen, ga ik als volgt te werk:

In het voortraject probeer ik al een aantal zaken efficiënt in te regelen, zodat dit zo weinig mogelijk complexiteit geeft bij het roosteren. Denk hierbij aan:

Kortom, roosteren met pendelende docenten geeft extra complexiteit, maar des te meer uitdaging voor de roostermaker. En ook voor de docent zal het in de meeste gevallen niet gezien worden als een ontspannen wandelingetje in de buitenlucht. Wie weet, bieden de ervaringen die we de afgelopen periode hebben opgedaan met online lesgeven, oplossingen voor de toekomst om pendelen zo veel mogelijk te voorkomen. Dat zou deze complexe factor een stuk kunnen vereenvoudigen.

Hoe gehecht ben jij aan jouw roostersoftware?

Pittige kluif

Wat vier jaar geleden een pittige kluif was, voelt nu als de beste keuze die ik heb gemaakt in mijn roostermakerscarrière. Mijn ervaring deel ik graag en daar kreeg ik recent de kans voor. Bij meerdere scholen heb ik nieuwe roostersoftware mogen implementeren. Eén van deze scholen was St. Gregorius College in Utrecht. Ik ondersteun St. Gregorius al vele jaren. Eerst als interim roostermaker, later als opleider van de nieuwe roostermakers en tot slot als begeleider bij het implementeren van nieuwe software. Ik werkte voornamelijk met Leo, Carolien en Rogier. Leo en Carolien zijn naast hun aanstelling als docent, inmiddels uitgegroeid tot volwaardige roostermakers. Rogier verzorgt het dagrooster.

Overstappen op een ander softwarepakket als een ‘reis’.

Voor de overstap naar de nieuwe roostersoftware trokken we een schooljaar uit. Het streven was dat er aa het einde van het traject een rooster voor het nieuwe schooljaar klaar zou zijn. Afhankelijk van de gekozen modules, zoals toetsroosters, ouderavondroosters en formatie worden de decanen, teamleiders, mentoren en formatiebeheerders meegenomen in het traject. De school stapt niet alleen over op een ander softwarepakket, maar ook het rooster wordt onder de loep genomen, waardoor we (waar nodig) meteen bij kunnen sturen.

De uitdagingen tijdens de ‘reis’

Leo en Carolien waren goede leerlingen, maar ook bij hen zag ik dezelfde strijd als die ik zelf heb ervaren. Het onthand zijn van je gereedschap… Door mijn eigen leerproces kon ik goed inschatten wat zij nodig hadden en vragen werden veelvuldig door hen gesteld. Mooi om hen op maat te kunnen begeleiden naar een goed rooster in nieuwe roostersoftware. Ik ben trots op hoe zij zich hier doorheen hebben geslagen en trots op mijzelf dat ik dit traject nu ook mag meemaken aan de andere kant van de lijn.

Proefclusteren in de tijdmachine

Eind maart 2021

Het is bijna zo ver! Op 1 april ga ik weer proefclusteren, de basis voor het rooster voor het komend schooljaar. De vakkenpakketten zijn bijna allemaal bekend, het aantal groepen per afdeling en per vak. We kunnen bijna los. Het geeft alvast een indicatie of we een acceptabel rooster gaan krijgen en waar we nog moeten bijsturen. Tegenwoordig gaat dit allemaal veel makkelijker dan eerder. Door prognoses in percentages tellen leerlingen mee voor een bepaald percentage per afdeling, zodat de totalen realistischer zijn. Berekeningen doe ik in de Cloud, wat flinke tijdwinst oplevert. Daarnaast heb ik natuurlijk in ruim 20 jaar een behoorlijk persoonlijke ontwikkeling meegemaakt, waarin ik allerlei soorten clustering heb meegemaakt, met elk zijn specifieke beste oplossingsmethode. Altijd weer een leuke uitdaging om te komen tot het beste resultaat!

Waarom proefclusteren?

Regelmatig kom ik in de praktijk tegen dat er op scholen niet wordt geproefclusterd. Het nut er van niet van ingezien of er wordt hier geen tijd voor vrijgemaakt. In mijn ogen, niet te begrijpen!

Ik neem jullie mee in mijn filosofie over proefclusteren. Proefclusteren bestaat voor mij uit twee stappen: een controle op de vakkenpakketten en onderzoeken of een roosterbare clusteroplossing mogelijk is. De punten waar ik op let zijn als volgt:

Zelf kies ik ervoor om twee keer te proefclusteren. De eerste keer begin april, net na de twee prognose. Op dit moment zijn er nog geen docenten aan groepen toegekend en daardoor geen beperkingen van beschikbaarheid. Ook de vaklokalen houd ik nog buiten beschouwing. Dit levert een mooi inzicht van (on) mogelijkheden zoals unieke pakketten, vakken die juist naast elkaar geroosterd moeten worden, verdeling van vakken over de week, verdeling van blokuren en praktijkvakken.

Wanneer de formatie toegekend is en de roosterwensen van het personeel ingevuld zijn, ga ik voor de tweede keer proefclusteren. Dan worden de onmogelijkheden inzichtelijk ten aanzien van dubbele inzet van docenten op clusterlijnen of de beschikbaarheid. Ik adviseer hierover de schoolleiding, zodat er waar mogelijk wijzigingen doorgevoerd kunnen worden in de lessenverdeling of beschikbaarheid, om te kunnen streven naar een optimaal rooster.

Met de gemaakte proefclusteringen heb ik een mooie basis gelegd voor het nieuwe basisrooster. Ik raad het iedereen aan! Heb je handvatten nodig om hiermee aan de slag te gaan? Ik adviseer graag!

Als een vis in het water

‘Gerrit heeft als sparring partner gefunctioneerd voor onze roostermaker. Hierdoor is het zelfvertrouwen om te werken met een nieuw roosterprogramma toegenomen, maar ook vooral het werkplezier van de roostermaker sterk vergroot. Daarnaast heeft Gerrit ons op het hart gedrukt dat roostervraagstukken een gezamenlijk proces van management en roostermaker zijn. Door zijn coaching is hierdoor een betere brug ontstaan tussen roostermaker en management.’

Tijdens de uitvoering van een opdracht kijken onze consultants breder naar het proces, dan alleen de gegeven opdracht. Zo gaf Gerrit bij Penta Hoogvliet ook enkele adviezen over het efficiënter inrichten van het proces. Sebastiaan vertelt hierover:

‘Gerrit heeft met een objectieve blik constateringen gedaan, die ons als management verder hebben geholpen bij onder andere het eerder inzicht krijgen in onze formatie. Hier zijn we erg blij mee en dit gaat ons in de toekomst veel voordeel opleveren’.

Benieuwd wat wij voor uw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via (088) 311 1200 of info@supportwijs.nl

Blijf op de hoogte! Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief

Interim medewerker nodig?
Bekijk hier de mogelijkheden!