Vragen? (088) 311 1200
Roostermaker, zak jij door het ijs?

De eerste scheuren

Twee roostermakers op verschillende scholen in Nederland. Ik noem ze Peter en Lisa (fictief). Twee totaal verschillende mensen met hun eigen karakter en eigen ervaring en toch zoveel overeenkomsten als het gaat over het onderwerp burn-out. Supportwijs heeft veel contact met roostermakers door het hele land. En ja… dan hoor je best wel eens dat er scheuren ontstaan. Signalen dat er iets mis gaat zoals: prikkelbaar, vermoeid, onrustig, opgejaagd, energieloos, gespannen, slecht slapen, enz. De twee roostermakers die ik heb geïnterviewd kregen ook te maken met deze klachten. Daardoor zakte Lisa finaal door het ijs en Peter zelfs (bijna) twee keer. Hij kon nog net met één been op het droge blijven. Maar in beide gevallen ging het om langdurige uitval en dan moet je toch denken aan zo’n zes maanden uit de roulatie.

Ineens zak je door het ijs

De hartkloppingen zijn te heftig, je slaapt heel slecht, je kunt niet meer werken en je hebt gewoonweg geen lucht meer. Je hebt het zelf niet meer in de hand en je zit huilend achter je bureau. Het is op. Je meldt je ziek. Even terug naar de omstandigheden die meespeelden. Bij Peter speelde de eerste keer zijn privésituatie een rol. Daarnaast waren er lastige werkgerelateerde omstandigheden zoals: last minute acties vanuit de schoolleiding, geen goede informatievoorziening, wisseling bij de schoolleiding en Peter was in zijn eentje verantwoordelijkheid voor alle mogelijke roosters. Bij de tweede werkgever was zijn privésituatie zeer stabiel, maar op het werk speelden vergelijkbare zaken zoals de eerste keer mee, aangevuld met alle onrust rondom corona en een zieke rooster collega. De signalen van de eerste keer kwamen hierdoor weer terug. Zo herkenbaar, maar toch… ging het voor de tweede keer mis. Bij Lisa speelde de corona-periode een grote rol naast problemen in de privé situatie en een verstoorde relatie met haar leidinggevende. Terwijl zij snoeihard werkte, kon ze ook nog eens niet bouwen op haar collega. Probeer die ballen dan maar eens in de lucht te houden.

Hoe ontstaan die scheuren?

Als de roostermakers terugkijken op deze periode dan zijn er veel overeenkomsten. Ze hadden beide dezelfde ervaringen: slechte communicatie, geen duidelijke kaders, geen steun en waardering van leidinggevenden, gevoel dat je er alleen voor staat en uitval van directe collega’s waardoor jij dubbel zo hard moet werken. De gebrekkige communicatie die deze roostermakers hebben ervaren, heeft bijvoorbeeld te maken met nieuwe ontwikkelingen die ineens moeten worden verwerkt in het rooster. “Men bedenkt iets nieuws en gooit dat over de schutting bij de roostermaker en oh ja… het moet eind van de week klaar zijn”. Lisa en Peter werkten zich een slag in de rondte. De deur van het kantoor gaat dicht en in de pauzes wordt doorgewerkt; “Ik werk vanavond nog maar even door, want het moet toch af”. “Ik kan het mezelf niet veroorloven om het rooster niet af te maken, want de leerlingen en docenten rekenen op mij”. “De schoolleiding heeft duidelijk aangegeven dat het eind van de week klaar moet zijn”.

Hier spreekt een hoge mate van verantwoordelijkheidsgevoel. Niks mis mee toch? Op zich niet, maar deze opgebouwde werkdruk, kan je uiteindelijk de das omdoen. Ergens houdt het een keer op. Je geest wil misschien nog lekker door, maar je lichaam haakt af. Beide roostermakers geven aan dat bovengenoemde ad hoc acties voor een roostermaker grote impact hebben. Immers, er moet eerst onderzocht worden of het allemaal wel mogelijk is. Dus wat een leuke uitdaging hoort te zijn, wordt een race tegen de klok. En morgen moet je weer naar het werk, maar eigenlijk kun je niet meer. Dit is slechts een voorbeeld van een gebeurtenis waardoor de spanning kan oplopen.

Roostermaker is een leuk beroep!

Lisa en Peter zijn beide nog steeds als roostermaker aan de slag, want het is nu eenmaal een machtig mooi beroep! Ze zijn hersteld en hebben geleerd. Geleerd om beter de grenzen aan te geven. Om kaders te stellen en afspraken te maken over bepaalde werkwijzen. Maar ook afspraken over betere communicatie. Als er pieken in de werkzaamheden ontstaan, dan geven beide roostermakers aan dat ze signalen uit het verleden wel herkennen. Als een soort waarschuwing. De kunst is hoe je daarmee omgaat. Beide hebben hele verschillende karakters. Peter is zeer dienstbaar, rustig, een pietje-precies, kan moeilijk dingen loslaten en wil alles goed doen voor de collega’s. Lisa is heel dynamisch en pittig, wil al het onmogelijke mogelijk maken en is zeer perfectionistisch. Allemaal prachtige eigenschappen die ook je valkuil kunnen zijn.

Is het ijs nu sterk genoeg?

Beide geven aan van wel. Toch is er altijd een klein stemmetje op de achtergrond die waarschuwt als het dreigt mis te gaan.

Dit verhaal zal voor veel mensen herkenbaar zijn. Ik bedank Peter en Lisa voor hun openhartigheid. Ze hebben een aantal nuttige tips gegeven waar ze hun collega roostermakers misschien mee kunnen helpen om te voorkomen dat ze door het ijs zakken:

Roostermaker, durf jij te presenteren?

Met bloed, zweet en tranen heb je wekenlang geblokt voor een mooi rooster. Maar nu het klaar is ben je eigenlijk best tevreden over je werk. Het rooster is in jouw ogen beter dan vorig jaar en stiekem ben je best een beetje trots. Je hebt het maar mooi weer even geflikt!

Je verzendt het rooster per mail en bijna direct komen de eerste reacties al binnen: “ik heb wel erg veel tussenuren”, “kan het uur op woensdag het eerste uur weg, zodat ik mijn kind naar school kan brengen? Ik had dit wel opgegeven bij mijn roosterwensen” of zelfs: “ik heb niet de goede dag vrij gekregen. Vrijdag staan er lessen in mijn rooster, maar die dag heb ik geen kinderopvang”.

Er borrelt enige onrust in je lijf. Het liefst wil je meteen gaan kijken, maar je weet ook, als je eraan begint wil je een oplossing zoeken en ben je zo een paar uur verder. Toch maar niet, laptop uit!

Het perfecte rooster

Een rooster is nooit perfect. Althans…niet voor iedereen. Wanneer ben je tevreden? Wanneer is het goed genoeg? Lastige vraagstukken…

Het maken van een goed rooster is niet alleen technisch alle mogelijkheden benutten, maar het is ook essentieel om alle belanghebbenden mee te nemen in het proces. Lukt iets niet? Bespreek dit met de directie. Geef opties en laat hen onderdeel uitmaken van de keuze. Hierdoor voelt de directie zich betrokken, hebben ze inspraak en zal er begrip zijn voor de randvoorwaarden die niet optimaal verwerkt konden worden.

Voor docenten ligt dit uiteraard anders. Zij hebben hun persoonlijke roosterwensen doorgegeven en zien hun rooster pas als het klaar is. Wat voor de één een prettig rooster is, kan voor de ander heel anders uitpakken. Zo veel mensen, zo veel wensen. Echter ook hiervoor geldt, je kunt als roostermaker het niet voor iedereen perfect maken. Maar hoe krijg je je collega’s mee in dit proces zonder dat je met elke docent afzonderlijk hierover in gesprek moet gaan?

Presentatie

Een goede methode om docenten te betrekken bij het proces is door aan het begin van het schooljaar een presentatie te geven. Vertel over jouw ervaring tijdens het maken van het rooster. Waar ben je tegenaan gelopen? Wat waren knelpunten? En hoe heb je deze opgelost? Probeer ook zaken inzichtelijk te maken waardoor problemen ontstonden. “Oe, spannend!” hoor ik je denken. “Een presentatie geven voor zoveel mensen is niet zo mijn ding”. Begrijpelijk! Wij, als roostermakers werken vaak liever op de achtergrond, maar soms is het goed om even uit je comfortzone te stappen. Wat heb je te verliezen?

De reacties die ik veelal kreeg na het geven van zo’n presentatie: “goh, ik wist niet dat het zo complex was!” of “ik was aan het mopperen over mijn rooster, maar als ik zie waar je allemaal rekening mee moet houden, snap ik dat het soms niet anders kan” en “ik zie dat er docenten zijn met nog meer tussenuren, dus eigenlijk heb ik niks te klagen”.

Durf jij het aan?

Heb ik je gemotiveerd om jouw mooie rooster te gaan presenteren voor je collega’s? Ik help je graag met een aantal onderwerpen die je zou kunnen bespreken tijdens zo’n presentatie:

Stap uit je comfortzone en neem je collega’s mee in jouw roostertraject!

Heel veel succes met je presentatie!

Zoete inval bij de roostermaker

Scholen zijn er in allerlei soorten en maten, zo ook roostermakers. Roostermakers die alles strak in het gareel hebben, maar ook roostermakers die wat minder geordend zijn en het altijd druk hebben. Zit het verschil dan in de aard van de persoon of spelen er ook andere factoren mee?

Gezellige chaos

Een situatieschets van een roostermaker bij een van onze klanten: het betreft hier een school waar persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. Al is het een grotere school, mensen zijn erg betrokken bij elkaar en zoeken elkaar graag op. Medewerkers beschrijven het als een erg prettige werkomgeving waar veel rekening met elkaar wordt gehouden. Maar hoe is dit voor de roostermaker?

De roostermaker in deze school is erg druk. Vaak lopen docenten met vragen binnen in de roosterkamer. Even rustig pauze houden is er niet bij. In de personeelskamer wordt hij regelmatig aangeschoten door docenten die een vraag hebben of iets willen doorgeven. Ook thuis gaat de roostermakerspet niet af. Er wordt gerust gebeld op de privételefoon en er wordt vanuit gegaan dat wijzigingen ook ’s avonds en in het weekend worden doorgevoerd. Alles in het belang van de leerling!

Maar hoe ervaart deze roostermaker deze chaos? Je zal misschien denken: wat een verschrikking! In dit geval ligt het anders. Deze roostermaker geniet van de gezelligheid. Vindt het fijn om dienstbaar te kunnen zijn en bij te kunnen dragen aan het in stand houden van de betrokken cultuur in de school. Uiteraard wordt de werkdruk wel gevoeld…

Structuur ten top

Zoals gezegd, roostermakers zijn er in allerlei soorten en maten. Nog een voorbeeld bij één van onze andere klanten. Deze roostermaker werkt zeer gestructureerd. Probeert zo veel mogelijk informatie per mail te ontvangen en voorkomt dat er veel wordt ingelopen in de roosterkamer. Er zijn bijvoorbeeld inlooptijden ingevoerd. Tijden waarop iedereen van harte welkom is om binnen te lopen, maar ook tijden waarop er door de roostermaker ongestoord gewerkt kan worden. Er zijn duidelijke afspraken wanneer informatie aangeleverd moet worden en thuis is thuis. Deze roostermaker zit er een stuk rustiger bij…

Ideale baan

Wat is nu de ideale baan? En wanneer is voor jou werk en privé in balans? Dat zal voor iedereen verschillend zijn en je hebt zelf de mogelijkheid om dit enigszins te sturen, maar de cultuur van de school zal ook een rol spelen in het verwachtingspatroon. Dus mocht je op zoek zijn naar een (andere) baan als roostermaker: neem dit dan ook mee in je overweging! Ga je voor de gezellige school, waar alles moet kunnen? Of toch liever een meer gestructureerde organisatie? Roosteren is meer dan alleen de puzzel leggen…

Leren fietsen in het RoosterHotel

Voor mij staat de zomer in het teken van het RoosterHotel. We begeleiden met veel plezier roostermakers tijdens het maken van een basisrooster voor het volgende schooljaar. De deelnemende roostermakers hebben zelf nog niet eerder een rooster gemaakt, of zijn hier nog onzeker over om dit zelfstandig te doen. Daarnaast komen er jaarlijks roostermakers die het prettig vinden om in een rustige omgeving te kunnen werken, maar ook om te kunnen sparren met de roosterexperts om tot het beste resultaat te komen.

Persoonlijk haal ik veel voldoening uit het begeleiden van roostermakers in het RoosterHotel. Onzekere en gespannen roostermakers ontvang ik vaak bij aanvang en gedurende het proces groeit het vertrouwen in hun eigen kunnen en verlaat men het RoosterHotel met een voldaan gevoel en een goed rooster. Daarnaast worden de momenten tijdens de pauze, in het zonnetje, met een goede lunch, al pratende over onze vakantieplannen, ook zeer gewaardeerd!

Een voorbeeld van een deelnemer: 3 jaar geleden kwam ze voor het eerst. Ze werkte sinds een jaar als dagroostermaker en moest nu voor het eerst een basisrooster gaan maken. Gespannen kwam ze aan in het RoosterHotel met alle benodigde informatie. Gezamenlijk begonnen we met het clusteren, een lastig onderdeel, maar ze kreeg er gaande weg steeds meer grip op.

Vervolgens ging ze onder begeleiding van mij de lessen inroosteren. Gedurende het proces was er regelmatig contact met de schoolleiding om de stand van zaken te bespreken. Na twee weken was het rooster klaar, de roostermaker en schoolleiding waren tevreden met het resultaat en de roostermaker ging met een voldaan gevoel de vakantie tegemoet. Ze had hard gewerkt, met een mooi resultaat! Haar zelfvertrouwen groeide en ze pakte gedurende het schooljaar zelf de basisroosterwijzigingen op.

Voor het nieuwe schooljaar wilde ze toch graag weer deelnemen aan het RoosterHotel. Wel korter, want ze kon meer zelf, maar voelde zich nog onzeker bij het clusteren en het bovenbouwrooster. Weer verliet ze het RoosterHotel met meer zelfvertrouwen en maakte zelfstandig het basisrooster af. Aankomende zomer maakt ze haar derde rooster, weer onder begeleiding in het RoosterHotel, in nog minder begeleidingsdagen, omdat ze meer zelf kan. Prachtig om haar zo te zien groeien, zowel in het maken van een goed rooster als in zelfvertrouwen. Zo trots al een kind verlaat ze jaarlijks het RoosterHotel.

Check jij dit jaar ook bij ons in? We zien je graag!
Is het Roosterhotel ook iets voor jou? Klik dan hier voor meer informatie.

De grote rode knop

Elf jaar geleden begon ik als dagroostermaker. Ik had nog nooit een rooster gezien, maar ik dacht dat ik het wel zou kunnen. Drie dagen lang werd ik ondergedompeld in de roosterwereld. Mijn hoofd tolde. De eerste dag dat ik zelfstandig aan het werk mocht, liep ik vol goede moed de school binnen. Ik moest een bandje afluisteren om te horen wie er ziek was. Gewapend met het briefje waarop stond hoe het precies moest, drukte ik de benodigde toetsen in. ”Hallo, met Nicolien. Ik ben ziek, doeg!”. De paniek sloeg toe.. Wie is in vredesnaam Nicolien? En hoe kom ik erachter wat haar afkorting is?! Ik had wel een personeelslijst, maar daar stonden alleen maar initialen en achternamen gevolgd door de afkorting op.

In de eerste jaren werkte ik voornamelijk als dagroostermaker met het roosterprogramma Untis. Langzaamaan verwierf ik alle competenties om een volledige roostermaker te zijn. En wat vind ik het werk leuk! Ik wisselde van school waar ik meer uitdaging kreeg en na een paar jaar maakte ik nogmaals een overstap naar een andere school die met het roosterprogramma Zermelo werkte.

De eerste dag wierp me terug in de tijd. Ik wist niets van het roosterprogramma en er was van alles mis met het rooster. Het liefst was ik op dat moment onder mijn bureau gekropen met de vingers in mijn oren, wachtend op betere tijden. Aangezien dat geen optie was, heb ik flink moeten doorzetten om het programma goed te leren kennen.

Wat voor mij het vak roostermaker zo leuk maakt, is het verbeteren van de school organisatorische processen en het zoeken naar oplossingen die niet zo voor de hand liggen. Daarnaast zoek ik ook de verbinding met de docenten in het roosteren. De verbinding met de docenten staat bij mij hoog in het vaandel. Na mijn ervaring op de verschillende scholen, merkte ik dat ik het voornamelijk leuk vind om alles goed op te zetten en de processen goed te laten verlopen. Maar als alles goed verloopt, dan zoek ik nieuwe uitdagingen.

Dit heeft mij gebracht tot een nieuwe uitdaging als roosterconsultant bij Supportwijs. Voor mij is deze stap een logische vervolgstap, omdat elke opdracht weer anders is en met elk zijn eigen uitdagingen. Elke school heeft zijn eigen vorm en zijn unieke dingen waar je op in moet spelen. Naast het kennis overbrengen aan de scholen, haal ik zelf veel voldoening uit dit werk.

Mijn eerste dag bij Supportwijs bracht de nodige spanning mee. Niet alleen vanwege het feit dat ik gespannen was over mijn eerste opdrachten, ik moest op maandag 1 februari van Amersfoort naar Hoogeveen rijden en het was enorm glad… Niet gewoon een beetje glad, maar heel erg glad! Een uur later dan afgesproken was ik op het kantoor aangekomen in Hoogeveen. Maar wat een fijne ontvangst heb ik gekregen! Ik voel me als een vis in het water en ik kijk uit naar de komende maanden en jaren!

Proefclusteren in de tijdmachine

Eind maart 2021

Het is bijna zo ver! Op 1 april ga ik weer proefclusteren, de basis voor het rooster voor het komend schooljaar. De vakkenpakketten zijn bijna allemaal bekend, het aantal groepen per afdeling en per vak. We kunnen bijna los. Het geeft alvast een indicatie of we een acceptabel rooster gaan krijgen en waar we nog moeten bijsturen. Tegenwoordig gaat dit allemaal veel makkelijker dan eerder. Door prognoses in percentages tellen leerlingen mee voor een bepaald percentage per afdeling, zodat de totalen realistischer zijn. Berekeningen doe ik in de Cloud, wat flinke tijdwinst oplevert. Daarnaast heb ik natuurlijk in ruim 20 jaar een behoorlijk persoonlijke ontwikkeling meegemaakt, waarin ik allerlei soorten clustering heb meegemaakt, met elk zijn specifieke beste oplossingsmethode. Altijd weer een leuke uitdaging om te komen tot het beste resultaat!

Waarom proefclusteren?

Regelmatig kom ik in de praktijk tegen dat er op scholen niet wordt geproefclusterd. Het nut er van niet van ingezien of er wordt hier geen tijd voor vrijgemaakt. In mijn ogen, niet te begrijpen!

Ik neem jullie mee in mijn filosofie over proefclusteren. Proefclusteren bestaat voor mij uit twee stappen: een controle op de vakkenpakketten en onderzoeken of een roosterbare clusteroplossing mogelijk is. De punten waar ik op let zijn als volgt:

Zelf kies ik ervoor om twee keer te proefclusteren. De eerste keer begin april, net na de twee prognose. Op dit moment zijn er nog geen docenten aan groepen toegekend en daardoor geen beperkingen van beschikbaarheid. Ook de vaklokalen houd ik nog buiten beschouwing. Dit levert een mooi inzicht van (on) mogelijkheden zoals unieke pakketten, vakken die juist naast elkaar geroosterd moeten worden, verdeling van vakken over de week, verdeling van blokuren en praktijkvakken.

Wanneer de formatie toegekend is en de roosterwensen van het personeel ingevuld zijn, ga ik voor de tweede keer proefclusteren. Dan worden de onmogelijkheden inzichtelijk ten aanzien van dubbele inzet van docenten op clusterlijnen of de beschikbaarheid. Ik adviseer hierover de schoolleiding, zodat er waar mogelijk wijzigingen doorgevoerd kunnen worden in de lessenverdeling of beschikbaarheid, om te kunnen streven naar een optimaal rooster.

Met de gemaakte proefclusteringen heb ik een mooie basis gelegd voor het nieuwe basisrooster. Ik raad het iedereen aan! Heb je handvatten nodig om hiermee aan de slag te gaan? Ik adviseer graag!

Als een vis in het water

‘Gerrit heeft als sparring partner gefunctioneerd voor onze roostermaker. Hierdoor is het zelfvertrouwen om te werken met een nieuw roosterprogramma toegenomen, maar ook vooral het werkplezier van de roostermaker sterk vergroot. Daarnaast heeft Gerrit ons op het hart gedrukt dat roostervraagstukken een gezamenlijk proces van management en roostermaker zijn. Door zijn coaching is hierdoor een betere brug ontstaan tussen roostermaker en management.’

Tijdens de uitvoering van een opdracht kijken onze consultants breder naar het proces, dan alleen de gegeven opdracht. Zo gaf Gerrit bij Penta Hoogvliet ook enkele adviezen over het efficiënter inrichten van het proces. Sebastiaan vertelt hierover:

‘Gerrit heeft met een objectieve blik constateringen gedaan, die ons als management verder hebben geholpen bij onder andere het eerder inzicht krijgen in onze formatie. Hier zijn we erg blij mee en dit gaat ons in de toekomst veel voordeel opleveren’.

Benieuwd wat wij voor uw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via (088) 311 1200 of info@supportwijs.nl

Een dag van een roostermaker…

Na een heerlijk ontbijt de reis aangevangen naar het thuiskantoor. Gewapend met een banaan en een mok koffie twee hele trappen op naar het torenkamertje. Muziekje aan en gaan met die banaan!

Afwisseling houdt me scherp!

De wisselende opdrachtgevers maken mijn baan zo interessant; niet vastgeroest in dagelijkse routine, maar keer op keer een andere situatie en uitdaging. Vandaag ben ik werkzaam voor een school waarbij ik twee nieuwe roostermakers opleid en begeleid, maar zelf ook meewerk. Ze zijn gestart en moeten de school nog leren kennen. Ik ondersteun de school an een tijdje, dus ken het reilen en zeilen goed.

Roostermaker, elke dag anders!

Het leuke (en soms ook frustrerende) van de baan als roostermaker is dat mijn dag meestal anders verloopt dan vooraf bedacht. Zo ook vandaag! Vandaag hadden we bedacht om een start te maken met het nieuwe roosterproject in Zermelo, maar dit werd ruw onderbroken door een acute aanpassing die noodzakelijk was. De verscherpte coronamaatregelen zorgden ervoor dat er een aangepast 1,5 meter rooster gemaakt moest worden. De schoolleiding had besloten dat de tussenwanden uit de loklane gehaald moesten worden, zodat de 1,5 meter gewaarborgd kon worden en dit had uiteraard invloed op het complete rooster.

Focus en afstemming

Terug naar ons doel voor vandaag… een start maken met het nieuwe roosterproject voor 2021-2022. Samen bepalen we de strategie en de ideale inrichting van Zermelo. Deze is anders dan vorig jaar, waardoor er afstemming met de applicatiebeheerder van Magister nodig is. Mijn uitgebreide Magister kennis komt goed van pas om te zorgen voor een goed advies over de aanpassingen die in Magister nodig zijn. Tip: zorg in het voortraject voor een goede afstemming, dat voorkomt veel ruis bij de start van het schooljaar!

Tot slot, heb ik vandaag een nieuwe term geleerd, die ik jullie niet wil onthouden: ‘racerooster’. Dit is een benaming voor een rooster met verkorte lestijden. Ooit van gehoord?

Blijf op de hoogte! Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief

Interim medewerker nodig?
Bekijk hier de mogelijkheden!