Vragen? (088) 311 1200
Roostermaker, zak jij door het ijs?

De eerste scheuren

Twee roostermakers op verschillende scholen in Nederland. Ik noem ze Peter en Lisa (fictief). Twee totaal verschillende mensen met hun eigen karakter en eigen ervaring en toch zoveel overeenkomsten als het gaat over het onderwerp burn-out. Supportwijs heeft veel contact met roostermakers door het hele land. En ja… dan hoor je best wel eens dat er scheuren ontstaan. Signalen dat er iets mis gaat zoals: prikkelbaar, vermoeid, onrustig, opgejaagd, energieloos, gespannen, slecht slapen, enz. De twee roostermakers die ik heb geïnterviewd kregen ook te maken met deze klachten. Daardoor zakte Lisa finaal door het ijs en Peter zelfs (bijna) twee keer. Hij kon nog net met één been op het droge blijven. Maar in beide gevallen ging het om langdurige uitval en dan moet je toch denken aan zo’n zes maanden uit de roulatie.

Ineens zak je door het ijs

De hartkloppingen zijn te heftig, je slaapt heel slecht, je kunt niet meer werken en je hebt gewoonweg geen lucht meer. Je hebt het zelf niet meer in de hand en je zit huilend achter je bureau. Het is op. Je meldt je ziek. Even terug naar de omstandigheden die meespeelden. Bij Peter speelde de eerste keer zijn privésituatie een rol. Daarnaast waren er lastige werkgerelateerde omstandigheden zoals: last minute acties vanuit de schoolleiding, geen goede informatievoorziening, wisseling bij de schoolleiding en Peter was in zijn eentje verantwoordelijkheid voor alle mogelijke roosters. Bij de tweede werkgever was zijn privésituatie zeer stabiel, maar op het werk speelden vergelijkbare zaken zoals de eerste keer mee, aangevuld met alle onrust rondom corona en een zieke rooster collega. De signalen van de eerste keer kwamen hierdoor weer terug. Zo herkenbaar, maar toch… ging het voor de tweede keer mis. Bij Lisa speelde de corona-periode een grote rol naast problemen in de privé situatie en een verstoorde relatie met haar leidinggevende. Terwijl zij snoeihard werkte, kon ze ook nog eens niet bouwen op haar collega. Probeer die ballen dan maar eens in de lucht te houden.

Hoe ontstaan die scheuren?

Als de roostermakers terugkijken op deze periode dan zijn er veel overeenkomsten. Ze hadden beide dezelfde ervaringen: slechte communicatie, geen duidelijke kaders, geen steun en waardering van leidinggevenden, gevoel dat je er alleen voor staat en uitval van directe collega’s waardoor jij dubbel zo hard moet werken. De gebrekkige communicatie die deze roostermakers hebben ervaren, heeft bijvoorbeeld te maken met nieuwe ontwikkelingen die ineens moeten worden verwerkt in het rooster. “Men bedenkt iets nieuws en gooit dat over de schutting bij de roostermaker en oh ja… het moet eind van de week klaar zijn”. Lisa en Peter werkten zich een slag in de rondte. De deur van het kantoor gaat dicht en in de pauzes wordt doorgewerkt; “Ik werk vanavond nog maar even door, want het moet toch af”. “Ik kan het mezelf niet veroorloven om het rooster niet af te maken, want de leerlingen en docenten rekenen op mij”. “De schoolleiding heeft duidelijk aangegeven dat het eind van de week klaar moet zijn”.

Hier spreekt een hoge mate van verantwoordelijkheidsgevoel. Niks mis mee toch? Op zich niet, maar deze opgebouwde werkdruk, kan je uiteindelijk de das omdoen. Ergens houdt het een keer op. Je geest wil misschien nog lekker door, maar je lichaam haakt af. Beide roostermakers geven aan dat bovengenoemde ad hoc acties voor een roostermaker grote impact hebben. Immers, er moet eerst onderzocht worden of het allemaal wel mogelijk is. Dus wat een leuke uitdaging hoort te zijn, wordt een race tegen de klok. En morgen moet je weer naar het werk, maar eigenlijk kun je niet meer. Dit is slechts een voorbeeld van een gebeurtenis waardoor de spanning kan oplopen.

Roostermaker is een leuk beroep!

Lisa en Peter zijn beide nog steeds als roostermaker aan de slag, want het is nu eenmaal een machtig mooi beroep! Ze zijn hersteld en hebben geleerd. Geleerd om beter de grenzen aan te geven. Om kaders te stellen en afspraken te maken over bepaalde werkwijzen. Maar ook afspraken over betere communicatie. Als er pieken in de werkzaamheden ontstaan, dan geven beide roostermakers aan dat ze signalen uit het verleden wel herkennen. Als een soort waarschuwing. De kunst is hoe je daarmee omgaat. Beide hebben hele verschillende karakters. Peter is zeer dienstbaar, rustig, een pietje-precies, kan moeilijk dingen loslaten en wil alles goed doen voor de collega’s. Lisa is heel dynamisch en pittig, wil al het onmogelijke mogelijk maken en is zeer perfectionistisch. Allemaal prachtige eigenschappen die ook je valkuil kunnen zijn.

Is het ijs nu sterk genoeg?

Beide geven aan van wel. Toch is er altijd een klein stemmetje op de achtergrond die waarschuwt als het dreigt mis te gaan.

Dit verhaal zal voor veel mensen herkenbaar zijn. Ik bedank Peter en Lisa voor hun openhartigheid. Ze hebben een aantal nuttige tips gegeven waar ze hun collega roostermakers misschien mee kunnen helpen om te voorkomen dat ze door het ijs zakken:

Roostermaker, durf jij te presenteren?

Met bloed, zweet en tranen heb je wekenlang geblokt voor een mooi rooster. Maar nu het klaar is ben je eigenlijk best tevreden over je werk. Het rooster is in jouw ogen beter dan vorig jaar en stiekem ben je best een beetje trots. Je hebt het maar mooi weer even geflikt!

Je verzendt het rooster per mail en bijna direct komen de eerste reacties al binnen: “ik heb wel erg veel tussenuren”, “kan het uur op woensdag het eerste uur weg, zodat ik mijn kind naar school kan brengen? Ik had dit wel opgegeven bij mijn roosterwensen” of zelfs: “ik heb niet de goede dag vrij gekregen. Vrijdag staan er lessen in mijn rooster, maar die dag heb ik geen kinderopvang”.

Er borrelt enige onrust in je lijf. Het liefst wil je meteen gaan kijken, maar je weet ook, als je eraan begint wil je een oplossing zoeken en ben je zo een paar uur verder. Toch maar niet, laptop uit!

Het perfecte rooster

Een rooster is nooit perfect. Althans…niet voor iedereen. Wanneer ben je tevreden? Wanneer is het goed genoeg? Lastige vraagstukken…

Het maken van een goed rooster is niet alleen technisch alle mogelijkheden benutten, maar het is ook essentieel om alle belanghebbenden mee te nemen in het proces. Lukt iets niet? Bespreek dit met de directie. Geef opties en laat hen onderdeel uitmaken van de keuze. Hierdoor voelt de directie zich betrokken, hebben ze inspraak en zal er begrip zijn voor de randvoorwaarden die niet optimaal verwerkt konden worden.

Voor docenten ligt dit uiteraard anders. Zij hebben hun persoonlijke roosterwensen doorgegeven en zien hun rooster pas als het klaar is. Wat voor de één een prettig rooster is, kan voor de ander heel anders uitpakken. Zo veel mensen, zo veel wensen. Echter ook hiervoor geldt, je kunt als roostermaker het niet voor iedereen perfect maken. Maar hoe krijg je je collega’s mee in dit proces zonder dat je met elke docent afzonderlijk hierover in gesprek moet gaan?

Presentatie

Een goede methode om docenten te betrekken bij het proces is door aan het begin van het schooljaar een presentatie te geven. Vertel over jouw ervaring tijdens het maken van het rooster. Waar ben je tegenaan gelopen? Wat waren knelpunten? En hoe heb je deze opgelost? Probeer ook zaken inzichtelijk te maken waardoor problemen ontstonden. “Oe, spannend!” hoor ik je denken. “Een presentatie geven voor zoveel mensen is niet zo mijn ding”. Begrijpelijk! Wij, als roostermakers werken vaak liever op de achtergrond, maar soms is het goed om even uit je comfortzone te stappen. Wat heb je te verliezen?

De reacties die ik veelal kreeg na het geven van zo’n presentatie: “goh, ik wist niet dat het zo complex was!” of “ik was aan het mopperen over mijn rooster, maar als ik zie waar je allemaal rekening mee moet houden, snap ik dat het soms niet anders kan” en “ik zie dat er docenten zijn met nog meer tussenuren, dus eigenlijk heb ik niks te klagen”.

Durf jij het aan?

Heb ik je gemotiveerd om jouw mooie rooster te gaan presenteren voor je collega’s? Ik help je graag met een aantal onderwerpen die je zou kunnen bespreken tijdens zo’n presentatie:

Stap uit je comfortzone en neem je collega’s mee in jouw roostertraject!

Heel veel succes met je presentatie!

Zoete inval bij de roostermaker

Scholen zijn er in allerlei soorten en maten, zo ook roostermakers. Roostermakers die alles strak in het gareel hebben, maar ook roostermakers die wat minder geordend zijn en het altijd druk hebben. Zit het verschil dan in de aard van de persoon of spelen er ook andere factoren mee?

Gezellige chaos

Een situatieschets van een roostermaker bij een van onze klanten: het betreft hier een school waar persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. Al is het een grotere school, mensen zijn erg betrokken bij elkaar en zoeken elkaar graag op. Medewerkers beschrijven het als een erg prettige werkomgeving waar veel rekening met elkaar wordt gehouden. Maar hoe is dit voor de roostermaker?

De roostermaker in deze school is erg druk. Vaak lopen docenten met vragen binnen in de roosterkamer. Even rustig pauze houden is er niet bij. In de personeelskamer wordt hij regelmatig aangeschoten door docenten die een vraag hebben of iets willen doorgeven. Ook thuis gaat de roostermakerspet niet af. Er wordt gerust gebeld op de privételefoon en er wordt vanuit gegaan dat wijzigingen ook ’s avonds en in het weekend worden doorgevoerd. Alles in het belang van de leerling!

Maar hoe ervaart deze roostermaker deze chaos? Je zal misschien denken: wat een verschrikking! In dit geval ligt het anders. Deze roostermaker geniet van de gezelligheid. Vindt het fijn om dienstbaar te kunnen zijn en bij te kunnen dragen aan het in stand houden van de betrokken cultuur in de school. Uiteraard wordt de werkdruk wel gevoeld…

Structuur ten top

Zoals gezegd, roostermakers zijn er in allerlei soorten en maten. Nog een voorbeeld bij één van onze andere klanten. Deze roostermaker werkt zeer gestructureerd. Probeert zo veel mogelijk informatie per mail te ontvangen en voorkomt dat er veel wordt ingelopen in de roosterkamer. Er zijn bijvoorbeeld inlooptijden ingevoerd. Tijden waarop iedereen van harte welkom is om binnen te lopen, maar ook tijden waarop er door de roostermaker ongestoord gewerkt kan worden. Er zijn duidelijke afspraken wanneer informatie aangeleverd moet worden en thuis is thuis. Deze roostermaker zit er een stuk rustiger bij…

Ideale baan

Wat is nu de ideale baan? En wanneer is voor jou werk en privé in balans? Dat zal voor iedereen verschillend zijn en je hebt zelf de mogelijkheid om dit enigszins te sturen, maar de cultuur van de school zal ook een rol spelen in het verwachtingspatroon. Dus mocht je op zoek zijn naar een (andere) baan als roostermaker: neem dit dan ook mee in je overweging! Ga je voor de gezellige school, waar alles moet kunnen? Of toch liever een meer gestructureerde organisatie? Roosteren is meer dan alleen de puzzel leggen…

Leren fietsen in het RoosterHotel

Voor mij staat de zomer in het teken van het RoosterHotel. We begeleiden met veel plezier roostermakers tijdens het maken van een basisrooster voor het volgende schooljaar. De deelnemende roostermakers hebben zelf nog niet eerder een rooster gemaakt, of zijn hier nog onzeker over om dit zelfstandig te doen. Daarnaast komen er jaarlijks roostermakers die het prettig vinden om in een rustige omgeving te kunnen werken, maar ook om te kunnen sparren met de roosterexperts om tot het beste resultaat te komen.

Persoonlijk haal ik veel voldoening uit het begeleiden van roostermakers in het RoosterHotel. Onzekere en gespannen roostermakers ontvang ik vaak bij aanvang en gedurende het proces groeit het vertrouwen in hun eigen kunnen en verlaat men het RoosterHotel met een voldaan gevoel en een goed rooster. Daarnaast worden de momenten tijdens de pauze, in het zonnetje, met een goede lunch, al pratende over onze vakantieplannen, ook zeer gewaardeerd!

Een voorbeeld van een deelnemer: 3 jaar geleden kwam ze voor het eerst. Ze werkte sinds een jaar als dagroostermaker en moest nu voor het eerst een basisrooster gaan maken. Gespannen kwam ze aan in het RoosterHotel met alle benodigde informatie. Gezamenlijk begonnen we met het clusteren, een lastig onderdeel, maar ze kreeg er gaande weg steeds meer grip op.

Vervolgens ging ze onder begeleiding van mij de lessen inroosteren. Gedurende het proces was er regelmatig contact met de schoolleiding om de stand van zaken te bespreken. Na twee weken was het rooster klaar, de roostermaker en schoolleiding waren tevreden met het resultaat en de roostermaker ging met een voldaan gevoel de vakantie tegemoet. Ze had hard gewerkt, met een mooi resultaat! Haar zelfvertrouwen groeide en ze pakte gedurende het schooljaar zelf de basisroosterwijzigingen op.

Voor het nieuwe schooljaar wilde ze toch graag weer deelnemen aan het RoosterHotel. Wel korter, want ze kon meer zelf, maar voelde zich nog onzeker bij het clusteren en het bovenbouwrooster. Weer verliet ze het RoosterHotel met meer zelfvertrouwen en maakte zelfstandig het basisrooster af. Aankomende zomer maakt ze haar derde rooster, weer onder begeleiding in het RoosterHotel, in nog minder begeleidingsdagen, omdat ze meer zelf kan. Prachtig om haar zo te zien groeien, zowel in het maken van een goed rooster als in zelfvertrouwen. Zo trots al een kind verlaat ze jaarlijks het RoosterHotel.

Check jij dit jaar ook bij ons in? We zien je graag!
Is het Roosterhotel ook iets voor jou? Klik dan hier voor meer informatie.

De grote rode knop

Elf jaar geleden begon ik als dagroostermaker. Ik had nog nooit een rooster gezien, maar ik dacht dat ik het wel zou kunnen. Drie dagen lang werd ik ondergedompeld in de roosterwereld. Mijn hoofd tolde. De eerste dag dat ik zelfstandig aan het werk mocht, liep ik vol goede moed de school binnen. Ik moest een bandje afluisteren om te horen wie er ziek was. Gewapend met het briefje waarop stond hoe het precies moest, drukte ik de benodigde toetsen in. ”Hallo, met Nicolien. Ik ben ziek, doeg!”. De paniek sloeg toe.. Wie is in vredesnaam Nicolien? En hoe kom ik erachter wat haar afkorting is?! Ik had wel een personeelslijst, maar daar stonden alleen maar initialen en achternamen gevolgd door de afkorting op.

In de eerste jaren werkte ik voornamelijk als dagroostermaker met het roosterprogramma Untis. Langzaamaan verwierf ik alle competenties om een volledige roostermaker te zijn. En wat vind ik het werk leuk! Ik wisselde van school waar ik meer uitdaging kreeg en na een paar jaar maakte ik nogmaals een overstap naar een andere school die met het roosterprogramma Zermelo werkte.

De eerste dag wierp me terug in de tijd. Ik wist niets van het roosterprogramma en er was van alles mis met het rooster. Het liefst was ik op dat moment onder mijn bureau gekropen met de vingers in mijn oren, wachtend op betere tijden. Aangezien dat geen optie was, heb ik flink moeten doorzetten om het programma goed te leren kennen.

Wat voor mij het vak roostermaker zo leuk maakt, is het verbeteren van de school organisatorische processen en het zoeken naar oplossingen die niet zo voor de hand liggen. Daarnaast zoek ik ook de verbinding met de docenten in het roosteren. De verbinding met de docenten staat bij mij hoog in het vaandel. Na mijn ervaring op de verschillende scholen, merkte ik dat ik het voornamelijk leuk vind om alles goed op te zetten en de processen goed te laten verlopen. Maar als alles goed verloopt, dan zoek ik nieuwe uitdagingen.

Dit heeft mij gebracht tot een nieuwe uitdaging als roosterconsultant bij Supportwijs. Voor mij is deze stap een logische vervolgstap, omdat elke opdracht weer anders is en met elk zijn eigen uitdagingen. Elke school heeft zijn eigen vorm en zijn unieke dingen waar je op in moet spelen. Naast het kennis overbrengen aan de scholen, haal ik zelf veel voldoening uit dit werk.

Mijn eerste dag bij Supportwijs bracht de nodige spanning mee. Niet alleen vanwege het feit dat ik gespannen was over mijn eerste opdrachten, ik moest op maandag 1 februari van Amersfoort naar Hoogeveen rijden en het was enorm glad… Niet gewoon een beetje glad, maar heel erg glad! Een uur later dan afgesproken was ik op het kantoor aangekomen in Hoogeveen. Maar wat een fijne ontvangst heb ik gekregen! Ik voel me als een vis in het water en ik kijk uit naar de komende maanden en jaren!

Wandelingetje in weer en wind

12 jaar rooster ik al voor Thomas a Kempis College, waar ik voorheen ook werkzaam was als docent Muziek en CKV. De afgelopen 12 jaar als roostermaker waren voor mij allerminst saai te noemen. Telkens kwam er wel weer een nieuwe uitdaging voorbij waarover ik kon meedenken en adviseren. Eén van de grotere uitdagingen heeft gezeten in de verschillende gebouwen die het Thomas a Kempis College de afgelopen jaren nodig heeft gehad door de aanhoudende groei van leerlingen. Tijdens mijn carrière bij Thomas a Kempis College heb ik altijd al te maken gehad met pendelende docenten over meerdere (zuster) scholen, maar nu een aantal klassen naar een dislocatie verhuisden (een 2e locatie naast de hoofdlocatie) is het pendelen van docenten enorm toegenomen. En dan zijn er, vooral in het begin, valkuilen…

Van nature ben ik iemand die probeert om alle consequenties te overzien, maar bij dit onderwerp lukte dat helaas niet op alle vlakken. Zo liet ik in de eerste jaren collega’s regelmatig pendelen tijdens de lunchpauze. In de praktijk boorde ik hierdoor hun een lunchpauze door de neus. Door schade en schande leert men, dus tegenwoordig probeer ik dit te voorkomen.

Gelukkig maak ik gebruik van roostersoftware die ondersteuning biedt bij het roosteren voor meerdere locaties. Zo kan ik instellen welke lokalen zich in een dislocatie bevinden en kan ik verschillende tijdsschema’s toevoegen. Op Thomas a Kempis College hebben beide locaties hetzelfde tijdschema. Dit heeft als consequentie dat één lesuur nodig is voor het pendelen. De roosterautomaat probeert zo veel mogelijk rekening te houden met deze omstandigheden.

Wanneer ik docenten moet delen met ‘zuster’ scholen, zijn er extra pendelbewegingen nodig. Ik overleg dan met mijn collega-roostermakers over de inzet op dagen/dagdelen. Ingewikkeld hierbij is dat deze afspraken al gemaakt worden, voordat ik een rooster ga maken. Om te komen tot goede beslissingen, ga ik als volgt te werk:

In het voortraject probeer ik al een aantal zaken efficiënt in te regelen, zodat dit zo weinig mogelijk complexiteit geeft bij het roosteren. Denk hierbij aan:

Kortom, roosteren met pendelende docenten geeft extra complexiteit, maar des te meer uitdaging voor de roostermaker. En ook voor de docent zal het in de meeste gevallen niet gezien worden als een ontspannen wandelingetje in de buitenlucht. Wie weet, bieden de ervaringen die we de afgelopen periode hebben opgedaan met online lesgeven, oplossingen voor de toekomst om pendelen zo veel mogelijk te voorkomen. Dat zou deze complexe factor een stuk kunnen vereenvoudigen.

Hoe gehecht ben jij aan jouw roostersoftware?

Pittige kluif

Wat vier jaar geleden een pittige kluif was, voelt nu als de beste keuze die ik heb gemaakt in mijn roostermakerscarrière. Mijn ervaring deel ik graag en daar kreeg ik recent de kans voor. Bij meerdere scholen heb ik nieuwe roostersoftware mogen implementeren. Eén van deze scholen was St. Gregorius College in Utrecht. Ik ondersteun St. Gregorius al vele jaren. Eerst als interim roostermaker, later als opleider van de nieuwe roostermakers en tot slot als begeleider bij het implementeren van nieuwe software. Ik werkte voornamelijk met Leo, Carolien en Rogier. Leo en Carolien zijn naast hun aanstelling als docent, inmiddels uitgegroeid tot volwaardige roostermakers. Rogier verzorgt het dagrooster.

Overstappen op een ander softwarepakket als een ‘reis’.

Voor de overstap naar de nieuwe roostersoftware trokken we een schooljaar uit. Het streven was dat er aa het einde van het traject een rooster voor het nieuwe schooljaar klaar zou zijn. Afhankelijk van de gekozen modules, zoals toetsroosters, ouderavondroosters en formatie worden de decanen, teamleiders, mentoren en formatiebeheerders meegenomen in het traject. De school stapt niet alleen over op een ander softwarepakket, maar ook het rooster wordt onder de loep genomen, waardoor we (waar nodig) meteen bij kunnen sturen.

De uitdagingen tijdens de ‘reis’

Leo en Carolien waren goede leerlingen, maar ook bij hen zag ik dezelfde strijd als die ik zelf heb ervaren. Het onthand zijn van je gereedschap… Door mijn eigen leerproces kon ik goed inschatten wat zij nodig hadden en vragen werden veelvuldig door hen gesteld. Mooi om hen op maat te kunnen begeleiden naar een goed rooster in nieuwe roostersoftware. Ik ben trots op hoe zij zich hier doorheen hebben geslagen en trots op mijzelf dat ik dit traject nu ook mag meemaken aan de andere kant van de lijn.

Blijf op de hoogte! Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief

Interim medewerker nodig?
Bekijk hier de mogelijkheden!