Vragen? (088) 311 1200
Roostermaker, durf jij te presenteren?

Met bloed, zweet en tranen heb je wekenlang geblokt voor een mooi rooster. Maar nu het klaar is ben je eigenlijk best tevreden over je werk. Het rooster is in jouw ogen beter dan vorig jaar en stiekem ben je best een beetje trots. Je hebt het maar mooi weer even geflikt!

Je verzendt het rooster per mail en bijna direct komen de eerste reacties al binnen: “ik heb wel erg veel tussenuren”, “kan het uur op woensdag het eerste uur weg, zodat ik mijn kind naar school kan brengen? Ik had dit wel opgegeven bij mijn roosterwensen” of zelfs: “ik heb niet de goede dag vrij gekregen. Vrijdag staan er lessen in mijn rooster, maar die dag heb ik geen kinderopvang”.

Er borrelt enige onrust in je lijf. Het liefst wil je meteen gaan kijken, maar je weet ook, als je eraan begint wil je een oplossing zoeken en ben je zo een paar uur verder. Toch maar niet, laptop uit!

Het perfecte rooster

Een rooster is nooit perfect. Althans…niet voor iedereen. Wanneer ben je tevreden? Wanneer is het goed genoeg? Lastige vraagstukken…

Het maken van een goed rooster is niet alleen technisch alle mogelijkheden benutten, maar het is ook essentieel om alle belanghebbenden mee te nemen in het proces. Lukt iets niet? Bespreek dit met de directie. Geef opties en laat hen onderdeel uitmaken van de keuze. Hierdoor voelt de directie zich betrokken, hebben ze inspraak en zal er begrip zijn voor de randvoorwaarden die niet optimaal verwerkt konden worden.

Voor docenten ligt dit uiteraard anders. Zij hebben hun persoonlijke roosterwensen doorgegeven en zien hun rooster pas als het klaar is. Wat voor de één een prettig rooster is, kan voor de ander heel anders uitpakken. Zo veel mensen, zo veel wensen. Echter ook hiervoor geldt, je kunt als roostermaker het niet voor iedereen perfect maken. Maar hoe krijg je je collega’s mee in dit proces zonder dat je met elke docent afzonderlijk hierover in gesprek moet gaan?

Presentatie

Een goede methode om docenten te betrekken bij het proces is door aan het begin van het schooljaar een presentatie te geven. Vertel over jouw ervaring tijdens het maken van het rooster. Waar ben je tegenaan gelopen? Wat waren knelpunten? En hoe heb je deze opgelost? Probeer ook zaken inzichtelijk te maken waardoor problemen ontstonden. “Oe, spannend!” hoor ik je denken. “Een presentatie geven voor zoveel mensen is niet zo mijn ding”. Begrijpelijk! Wij, als roostermakers werken vaak liever op de achtergrond, maar soms is het goed om even uit je comfortzone te stappen. Wat heb je te verliezen?

De reacties die ik veelal kreeg na het geven van zo’n presentatie: “goh, ik wist niet dat het zo complex was!” of “ik was aan het mopperen over mijn rooster, maar als ik zie waar je allemaal rekening mee moet houden, snap ik dat het soms niet anders kan” en “ik zie dat er docenten zijn met nog meer tussenuren, dus eigenlijk heb ik niks te klagen”.

Durf jij het aan?

Heb ik je gemotiveerd om jouw mooie rooster te gaan presenteren voor je collega’s? Ik help je graag met een aantal onderwerpen die je zou kunnen bespreken tijdens zo’n presentatie:

Stap uit je comfortzone en neem je collega’s mee in jouw roostertraject!

Heel veel succes met je presentatie!

Zoete inval bij de roostermaker

Scholen zijn er in allerlei soorten en maten, zo ook roostermakers. Roostermakers die alles strak in het gareel hebben, maar ook roostermakers die wat minder geordend zijn en het altijd druk hebben. Zit het verschil dan in de aard van de persoon of spelen er ook andere factoren mee?

Gezellige chaos

Een situatieschets van een roostermaker bij een van onze klanten: het betreft hier een school waar persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. Al is het een grotere school, mensen zijn erg betrokken bij elkaar en zoeken elkaar graag op. Medewerkers beschrijven het als een erg prettige werkomgeving waar veel rekening met elkaar wordt gehouden. Maar hoe is dit voor de roostermaker?

De roostermaker in deze school is erg druk. Vaak lopen docenten met vragen binnen in de roosterkamer. Even rustig pauze houden is er niet bij. In de personeelskamer wordt hij regelmatig aangeschoten door docenten die een vraag hebben of iets willen doorgeven. Ook thuis gaat de roostermakerspet niet af. Er wordt gerust gebeld op de privételefoon en er wordt vanuit gegaan dat wijzigingen ook ’s avonds en in het weekend worden doorgevoerd. Alles in het belang van de leerling!

Maar hoe ervaart deze roostermaker deze chaos? Je zal misschien denken: wat een verschrikking! In dit geval ligt het anders. Deze roostermaker geniet van de gezelligheid. Vindt het fijn om dienstbaar te kunnen zijn en bij te kunnen dragen aan het in stand houden van de betrokken cultuur in de school. Uiteraard wordt de werkdruk wel gevoeld…

Structuur ten top

Zoals gezegd, roostermakers zijn er in allerlei soorten en maten. Nog een voorbeeld bij één van onze andere klanten. Deze roostermaker werkt zeer gestructureerd. Probeert zo veel mogelijk informatie per mail te ontvangen en voorkomt dat er veel wordt ingelopen in de roosterkamer. Er zijn bijvoorbeeld inlooptijden ingevoerd. Tijden waarop iedereen van harte welkom is om binnen te lopen, maar ook tijden waarop er door de roostermaker ongestoord gewerkt kan worden. Er zijn duidelijke afspraken wanneer informatie aangeleverd moet worden en thuis is thuis. Deze roostermaker zit er een stuk rustiger bij…

Ideale baan

Wat is nu de ideale baan? En wanneer is voor jou werk en privé in balans? Dat zal voor iedereen verschillend zijn en je hebt zelf de mogelijkheid om dit enigszins te sturen, maar de cultuur van de school zal ook een rol spelen in het verwachtingspatroon. Dus mocht je op zoek zijn naar een (andere) baan als roostermaker: neem dit dan ook mee in je overweging! Ga je voor de gezellige school, waar alles moet kunnen? Of toch liever een meer gestructureerde organisatie? Roosteren is meer dan alleen de puzzel leggen…

De grote rode knop

Elf jaar geleden begon ik als dagroostermaker. Ik had nog nooit een rooster gezien, maar ik dacht dat ik het wel zou kunnen. Drie dagen lang werd ik ondergedompeld in de roosterwereld. Mijn hoofd tolde. De eerste dag dat ik zelfstandig aan het werk mocht, liep ik vol goede moed de school binnen. Ik moest een bandje afluisteren om te horen wie er ziek was. Gewapend met het briefje waarop stond hoe het precies moest, drukte ik de benodigde toetsen in. ”Hallo, met Nicolien. Ik ben ziek, doeg!”. De paniek sloeg toe.. Wie is in vredesnaam Nicolien? En hoe kom ik erachter wat haar afkorting is?! Ik had wel een personeelslijst, maar daar stonden alleen maar initialen en achternamen gevolgd door de afkorting op.

In de eerste jaren werkte ik voornamelijk als dagroostermaker met het roosterprogramma Untis. Langzaamaan verwierf ik alle competenties om een volledige roostermaker te zijn. En wat vind ik het werk leuk! Ik wisselde van school waar ik meer uitdaging kreeg en na een paar jaar maakte ik nogmaals een overstap naar een andere school die met het roosterprogramma Zermelo werkte.

De eerste dag wierp me terug in de tijd. Ik wist niets van het roosterprogramma en er was van alles mis met het rooster. Het liefst was ik op dat moment onder mijn bureau gekropen met de vingers in mijn oren, wachtend op betere tijden. Aangezien dat geen optie was, heb ik flink moeten doorzetten om het programma goed te leren kennen.

Wat voor mij het vak roostermaker zo leuk maakt, is het verbeteren van de school organisatorische processen en het zoeken naar oplossingen die niet zo voor de hand liggen. Daarnaast zoek ik ook de verbinding met de docenten in het roosteren. De verbinding met de docenten staat bij mij hoog in het vaandel. Na mijn ervaring op de verschillende scholen, merkte ik dat ik het voornamelijk leuk vind om alles goed op te zetten en de processen goed te laten verlopen. Maar als alles goed verloopt, dan zoek ik nieuwe uitdagingen.

Dit heeft mij gebracht tot een nieuwe uitdaging als roosterconsultant bij Supportwijs. Voor mij is deze stap een logische vervolgstap, omdat elke opdracht weer anders is en met elk zijn eigen uitdagingen. Elke school heeft zijn eigen vorm en zijn unieke dingen waar je op in moet spelen. Naast het kennis overbrengen aan de scholen, haal ik zelf veel voldoening uit dit werk.

Mijn eerste dag bij Supportwijs bracht de nodige spanning mee. Niet alleen vanwege het feit dat ik gespannen was over mijn eerste opdrachten, ik moest op maandag 1 februari van Amersfoort naar Hoogeveen rijden en het was enorm glad… Niet gewoon een beetje glad, maar heel erg glad! Een uur later dan afgesproken was ik op het kantoor aangekomen in Hoogeveen. Maar wat een fijne ontvangst heb ik gekregen! Ik voel me als een vis in het water en ik kijk uit naar de komende maanden en jaren!

Hoe gehecht ben jij aan jouw roostersoftware?

Pittige kluif

Wat vier jaar geleden een pittige kluif was, voelt nu als de beste keuze die ik heb gemaakt in mijn roostermakerscarrière. Mijn ervaring deel ik graag en daar kreeg ik recent de kans voor. Bij meerdere scholen heb ik nieuwe roostersoftware mogen implementeren. Eén van deze scholen was St. Gregorius College in Utrecht. Ik ondersteun St. Gregorius al vele jaren. Eerst als interim roostermaker, later als opleider van de nieuwe roostermakers en tot slot als begeleider bij het implementeren van nieuwe software. Ik werkte voornamelijk met Leo, Carolien en Rogier. Leo en Carolien zijn naast hun aanstelling als docent, inmiddels uitgegroeid tot volwaardige roostermakers. Rogier verzorgt het dagrooster.

Overstappen op een ander softwarepakket als een ‘reis’.

Voor de overstap naar de nieuwe roostersoftware trokken we een schooljaar uit. Het streven was dat er aa het einde van het traject een rooster voor het nieuwe schooljaar klaar zou zijn. Afhankelijk van de gekozen modules, zoals toetsroosters, ouderavondroosters en formatie worden de decanen, teamleiders, mentoren en formatiebeheerders meegenomen in het traject. De school stapt niet alleen over op een ander softwarepakket, maar ook het rooster wordt onder de loep genomen, waardoor we (waar nodig) meteen bij kunnen sturen.

De uitdagingen tijdens de ‘reis’

Leo en Carolien waren goede leerlingen, maar ook bij hen zag ik dezelfde strijd als die ik zelf heb ervaren. Het onthand zijn van je gereedschap… Door mijn eigen leerproces kon ik goed inschatten wat zij nodig hadden en vragen werden veelvuldig door hen gesteld. Mooi om hen op maat te kunnen begeleiden naar een goed rooster in nieuwe roostersoftware. Ik ben trots op hoe zij zich hier doorheen hebben geslagen en trots op mijzelf dat ik dit traject nu ook mag meemaken aan de andere kant van de lijn.

Als een vis in het water

‘Gerrit heeft als sparring partner gefunctioneerd voor onze roostermaker. Hierdoor is het zelfvertrouwen om te werken met een nieuw roosterprogramma toegenomen, maar ook vooral het werkplezier van de roostermaker sterk vergroot. Daarnaast heeft Gerrit ons op het hart gedrukt dat roostervraagstukken een gezamenlijk proces van management en roostermaker zijn. Door zijn coaching is hierdoor een betere brug ontstaan tussen roostermaker en management.’

Tijdens de uitvoering van een opdracht kijken onze consultants breder naar het proces, dan alleen de gegeven opdracht. Zo gaf Gerrit bij Penta Hoogvliet ook enkele adviezen over het efficiënter inrichten van het proces. Sebastiaan vertelt hierover:

‘Gerrit heeft met een objectieve blik constateringen gedaan, die ons als management verder hebben geholpen bij onder andere het eerder inzicht krijgen in onze formatie. Hier zijn we erg blij mee en dit gaat ons in de toekomst veel voordeel opleveren’.

Benieuwd wat wij voor uw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op via (088) 311 1200 of info@supportwijs.nl

Blijf op de hoogte! Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief

Interim medewerker nodig?
Bekijk hier de mogelijkheden!